Где теряются деньги при сравнении поставщиков

Деньги в закупках теряются не на переговорах, а на сведении предложений. Четыре места повторяются почти в каждом отделе закупок в ОАЭ: курс, по которому сравнивали цены, разное отношение поставщиков к VAT, срок поставки, который не попал в таблицу, и ручной перенос цифр из PDF в Excel. По отдельности каждое выглядит мелочью, а вместе они переворачивают выбор поставщика.

Курс, по которому сравнивали

Предложения приходят в дирхамах, долларах и евро, иногда в рублях. Дирхам привязан к доллару, поэтому эта пара ведёт себя предсказуемо, а евро и рубль за время согласования успевают уехать. Проблема не в самом курсе, а в том, что его обычно никто не фиксирует: закупщик берёт цифру из браузера в день сведения таблицы, а через неделю при пересчёте выигрывает уже другой поставщик. Сравнение, в котором не записаны курс и дата, нельзя ни повторить, ни защитить перед руководителем.

VAT внутри цены или сверху

Стандартная ставка VAT в ОАЭ 5 процентов, и поставщики показывают её в документах по-разному. Один присылает цену с налогом внутри, другой чистую, третий пишет «VAT as applicable» и не уточняет. Если эти цифры попадают в одну колонку, разрыв в 5 процентов съедает разницу между двумя близкими предложениями целиком. Сравнивать честно можно только приведя все цены к одной базе: либо все без налога, либо все с ним, а сумму налога держать отдельной колонкой.

Срок и наличие

Цена без срока ничего не значит. Позиция с местного склада и та же позиция под импорт это разные закупки: во втором случае добавляются недели ожидания, иногда предоплата и риск, что сроки сдвинутся. Когда в сравнении стоит только цена, выигрывает импорт, а платит за это участок, который две недели ждёт поставку. Срок, наличие и условия оплаты должны стоять в таблице рядом с ценой, а не в письме, из которого их потом никто не достанет.

Ручной перенос

Самая дорогая часть при этом не считается работой. Закупщик открывает десяток файлов, часть из них сканы и фото с телефона, часть на английском, часть на арабском, и переносит цифры руками. Здесь теряются скидка за объём, упомянутая в середине письма, спецусловие по гарантии, старая версия прайса, которую забыли заменить. Ошибку в одной ячейке никто не поймает, потому что проверять нечем: исходные документы лежат в почте, а таблица живёт отдельно и после решения стирается следующим сравнением. Истории нет, и на вопрос «почему выбрали этого» ответить нечем.

С 2027 года документы станут строже

В ОАЭ вводят обязательные электронные счета для B2B и B2G: с 1 января 2027 года для компаний с выручкой от 50 млн AED, с 1 июля 2027 года для остальных, с 1 октября 2027 года для государственных организаций. Счёт по таким сделкам становится структурированным файлом, который передаёт аккредитованный провайдер, и PDF для них перестаёт считаться счётом. Коммерческих предложений и прайсов это не касается, они останутся теми же PDF и сканами. То есть вход в закупку остаётся неструктурированным, а выход становится строгим, и чем раньше данные поставщика попадают в систему в нормальном виде, тем меньше ручной работы на этом стыке.